Zoom Meeting planen und durchführen

4. 7 Tipps für erfolgreiche Zoom Meetings

Vorbereitung ist 90% des Erfolges!
Unvorbereitete Meetings dauern meist lange und bringen keine konkreten Ergebnisse. Sowohl der Moderator eines Meetings als auch die Teilnehmer müssen vorbereitet sein. Ein Minimalstandard für die Vorbereitung ist eine schriftliche Zielsetzung und eine aussagekräftige schriftliche Agenda. Beides Muss den Meetingteilnehmern bereits mit der Besprechungseinladung übermittelt werden. Das Notizenfeld der Einladung bietet sich dafür an. Die Agenda soll die Meetingteilnehmer einerseits informieren, andererseits kann sie auch ein konkreter Auftrag sein: Die Meetingteilnehmer können aus der Agenda entnehmen was sie in welcher Form für das Meeting vorzubereiten haben. Die Agenda muss für jeden Besprechungspunkt ein klares Zeitfenster vorsehen. Nur so ist ein effektives Zeitmanagement beim Meeting möglich.

Technische Equipment vorab überprüfen: Zoom bietet die Möglichkeit Kamera und Mikrophon schon vor dem Log-in zu einem Meeting zu testen. Mit externen Webcams oder externen Micros kommt es immer wieder zu Problemen. Plane ausreichend Zeit für den Technikcheck ein. Es kann sein, dass Du einige Optionen ausprobieren musst, um die richtige Einstellung zu finden.

Routine im Umgang mit der Software Zoom: Alle Meetingteilnehmer brauchen ein Mindestmaß an Routine im Umgang mit der Software Zoom. Ein Meeting ist keine Zoom-Anwenderschulung. Diese muss – falls nötig – vor dem Meeting erfolgen: Wie schalte ich die Kamera / das Mikrofon ein und aus? Wie logge ich mich ein? Wie kann ich den Chat nutzen oder die virtuelle Hand heben, um mit zu Wort zu melden.

Kameraposition: Ungefähr auf Augenhöhe! 
Steht die Kamera zu tief, so wirst Du in einem unvorteilhaften Winkel aufgenommen. Das ist nicht nur ein optischer Makel, sondern lässt Dich auch auf die anderen Meetingteilnehmer herabschauen. Das wirkt überheblich und unsympathisch. Achte deshalb darauf, dass die Kamera ungefähr auf deiner Augenhöhe positioniert ist. Du erreichst das mit Tischstativen für externe Webcams, mit höhenverstellbaren Tischen oder dem Unterlegen von Büchern unter einen Laptop bzw. Monitor mit Webcam.

Licht von beiden Seiten ist optimal!
Schlechte Lichtverhältnisse lassen Dich als finstern Menschen erscheinen. Das macht unsympathisch. Licht von oben lässt Dein Gesicht durch den Schatten finster erscheinen, starkes Licht von hinten zeigt Dich überhaupt nur als schwarze Silhouette. Ideal sind zwei dimmbare USB-Led-Lampen. Diese Lampen kannst Du mit Tischstativen so positionieren, dass Dein Gesicht von beiden Seiten von vorne ungefähr im Winkel von 45 bis 60 Grad angeleuchtet wird. Dadurch erscheint Dein ganzes Gesicht hell und freundlich. Danke auch daran zu lächeln.

Das Meetingkanu als Grundstruktur nutzen!
Das Meetingkanu beschreibt 6 Phasen, die bei jedem Meeting wichtig sind. Wer effiziente Meetings leiten will, braucht ein methodisches Verständnis der Struktur von Meetings. Dabei kann uns das Konzept des Meeting-Kanus helfen: Es unterteilt Meetings in 6 Phasen, die in Meetings typischerweise vorkommen. Jede Phase hat ihre Besonderheiten und Gesetzmäßigkeiten. Es ist ausgesprochen hilfreich, dieses Konzept bei der Vorbereitung, aber auch bei der Durchführung von Meetings jeder Art im Hinterkopf zu behalten und sich daran zu orientieren:

Phase 1: Einsteigen Willkommen heißen, positiv starten, Orientierung geben

Phase 2: Ankoppeln  Aneinander und an das Thema; Rational und emotional

Phase 3: Entdecken  Gemeinsam herausfinden, wie die Dinge sind. Informieren, zeigen, unterweisen, erklären

Phase 4: Entwickeln  Aus Träumen und Ideen Strategien, Pläne, Lösungen etc. gemeinsam entwickeln

Phase 5: Konkret werden, entscheiden, nächste Schritte und Maßnahmen festlegen

Phase 6: Abschließen: Reflektieren, Lernerfahrungen mitnehmen, sachlicher und emotionaler Abschluss

Wenn Du mehr über das Meetingkanu erfahren willst, kannst Du hier unseren Blogbeitrag „Mit dem Meetingkanu zu effizienteren Meetings“ aufrufen. Wir haben zu diesem Thema auch ein Video gedreht: „Meetings planen mit dem Meetingkanu: Die 6 Phasen von gelungenen Meetings“

Relevanz schafft Aufmerksamkeit!
Warum arbeiten viele Menschen bei Zoom Meetings nicht richtig mit? Warum checken sie während des Meetings Emails oder Handynachrichten? Oft sind die Inhalte des Meetings aus Sicht der Teilnehmer einfach nicht relevant! In der Kommunikation ist der Sender immer verantwortlich für den Inhalt seiner Botschaft. Wenn Du Deine Botschaften für andere Menschen interessanter machen willst, haben wir einen einfachen Tipp für Dich: Stelle eine Beziehung zwischen Deiner Botschaft und dem Adressanten der Botschaft her. Sage den Leuten, was Deine Botschaft mit ihnen zu tun hat. Jeder Mensch stellt sich ständig eine Frage: „Was habe ich davon?“ Wenn Du Menschen Antworten auf diese Frage lieferst, dann werden sie Dir zuhören. Bleiben die Antworten aus, so verlieren Deine Zuhörer das Interesse. Wenn Du mehr über dieses Thema wissen willst, ließ doch unseren Blogbeitrag zum Meetingkanu „Mit dem Meetingkanu zu effizienteren Meetings“: Dort erklären wir bei der Phase 2, dem Ankoppeln, wie man Menschen mit dem Thema verbinden kann. Auch das Video „Meetings planen mit dem Meetingkanu: Die 6 Phasen von gelungenen Meetings“ hilft Dir hier weiter.