Meetings effizient gestalten
Die Meeting Docs sind die führenden Experten für effiziente Meetings, Methodik der Teamarbeit und Kulturwandel in der D-A-CH Region.
Das Versprechen der Meeting Docs ist einfach:
- 1/3 weniger Meetings
- 1/3 kürzere Meetings
- Klare Ergebnisse und mehr Spaß
Mit den Ideen der Meeting Docs kannst du den Zeitaufwand für Meetings mehr als halbieren. Die Meetings werden aber mehr Spaß machen und auch mehr bringen. Die Impulse der Meeting Docs werden die Art und Weise, wie du über Meetings denkst und wie du dich in Meetings verhältst grundlegend verändern.
Wie schaffen wir das? Das Angebot der Meeting Docs richtet sich an 3 Zielgruppen:
- An die Initiatoren von Meetings
- An die Moderatoren von Meetings
- An die Meetingteilnehmer
Die Initiatoren von Meetings sind die Menschen, die darüber entscheiden, ob ein Meeting stattfindet oder nicht. Wir sensibilisieren Initiatoren dafür, in Zukunft nur noch sinnvolle Meetings zu initiieren. In der Vorbildwirkung der Initiatoren von Meetings, die in der Hierarchie der Organisation oft eine bedeutende Stellung einnehmen, sehen wir einen Erfolgsfaktor, der zu einer neuen Meetingkultur und Unternehmenskultur führen kann.
Der Moderator ist für die Vorbereitung, Durchführung und die Nachbereitung des Meetings zuständig. Wir vermitteln Moderatoren das Handwerkszeug für effiziente Meetings: Das beginnt mit dem richtigen Mindset, geht über Methodenkompetenz bis hin zur ergebnisorientierten Meetingleitung und der konsequenten Nachbereitung. Viele Menschen, die Meeting leiten (sollten) haben nie eine Anleitung dafür bekommen, wie sie das tun sollen. Wir schließen diese Wissenslücke und differenzieren dabei in die Moderation von Infomeetings und die Moderation von Entscheidungsmeetings. Bei Infomeetings steht der Austausch von Informationen im Vordergrund. Bei Entscheidungsmeetings geht es darum eine Entscheidung zu treffen, ein Problem zu lösen oder gemeinsam einen Plan zu machen. Die beiden Meetingtypen erfordern eine völlig unterschiedliche Methodik. Diese Methodik muss der Moderator kennen und beherrschen. Die Meeting Docs geben verständliche Anleitungen.
Die Meetingteilnehmer sind unsere dritte Zielgruppe. Wir sensibilisieren Meetingteilnehmer für die Dos und Dont’s in Meetings und propagieren auch eine Meetingkultur, die vollkommen auf freiwillige Meetingteilnahme setzt: Es kommen nur mehr diejenigen, die es auch wirklich interessiert. Diese Menschen wollen in das Meeting etwas einbringen und sie wollen sich auch etwas mitnehmen. Das Wollen hat immer eine andere Qualität als das Müssen.
Interne Kommunikation verbessern
Probleme mit der internen Kommunikation gibt es in fast jedem Unternehmen. Je mehr Information zu Verfügung steht, desto wichtiger wird es relevante Informationen zu selektieren und sie so aufzubereiten, dass die Adressaten eine realistische Chance haben die Information auch zu verstehen.
Die interne Kommunikation ist auch in verteilten Teams, die sich nur selten oder gar nie persönlich treffen, eine große Herausforderung.
Unsere Schwerpunkte bei der Verbesserung der internen Kommunikation liegen deshalb auf folgenden Bereichen:
- Relevante Informationen selektieren
- Information verständlich aufbereiten
- Methodik für Infomeetings
- Kommunikationsmatrix
In einer Kommunikationsmatrix wird schriftlich festgehalten WER mit WEM über WELCHES THEMA in WELCHER FORM in WELCHEN ZEITABSTÄNDEN kommuniziert. Für die allermeisten Teams ist eine Basisversion der Kommunikationsmatrix in ein bis zwei Stunden fertiggestellt. Die Kommunikationsmatrix ermöglicht geplante und standardisierte Kommunikation und verbessert den Kommunikationsfluss im Team ungemein.
Teamarbeit optimieren
Bei der Optimierung von Teamarbeit verfolgen die Meeting Docs 3 Hauptansatzpunkte
- Teamdesign: Teams von Anfang an richtig zusammenstellen
- Typgerechte Kommunikation im Team
- Effiziente Teammeetings
Die Meeting Docs nutzen die AECdisc™ Methode für effizientes Teamdesign. AECdisc™ ist eine fortschrittliches Diagnostikverfahren, das die Persönlichkeits- sowie die Motivationsstruktur misst. Einzelne Arbeitsstellen im Team können mit der AECdisc™-Methode objektiv analysiert und beschrieben werden. Das ermöglicht die gezielte Auswahl der Teammitglieder mit der AECdisc Potenzialanalyse: Je ähnlicher das AECdisc™-Ist-Profil eines Teammitglieds dem Soll-Profil der Arbeitsstelle ist, desto besser. So werden von Anfang an Menschen ins Team geholt, die das Potenzial mitbringen das zu tun, was von ihnen erwartet wird.
Auch bei der typgerechten Kommunikation im Team leistet die AECdisc Methode wertvolle Dienste: AECdisc™ hilft den Teammitglieder wechselseitig dabei sich noch besser zu verstehen. Typgerecht kommunizieren heißt andere Menschen so behandeln, wie sie behandelt werden wollen. Wenn alle Teammitglieder das wechselseitig tun, so wird die Kommunikation für alle Beteiligten angenehmer, schneller und effizienter. Alle gewinnen und das Teamklima verbessert sich.
Effiziente Teammeetings sind das Rückgrat von Teamarbeit. Es geht in Teams immer darum, sich wechselseitig zu informieren: Infomeetings sind in Teams in regelmäßigen Abständen erforderlich. Die Meeting Docs zeigen auf, wie man diese Infomeetings anregend gestaltet und auf Informationen fokussiert, die für die anderen wirklich relevant sind. Wir müssen die Infoblöcke gut aufbereiten und kurzhalten, nach maximal 9 Minuten Input muss Interaktion folgen: Das Gehörte mit dem Sitznachbarn besprechen; eine Fragerunde; eine Demonstration; eine praktische Übung. Das lockert das Meeting auf und fördert auch die Merkleistung. Kein Mensch kann 90 Minuten lang ununterbrochen Information aufnehmen. Bei zu langen Infoblöcken werden viele Informationen einfach nicht mehr aufgenommen, weil der Arbeitsspeicher der Teammitglieder schon übervoll ist.
Mindestens so wichtig wie die Infomeetings sind die Entscheidungsmeetings: Ein Team steht immer wieder vor der Herausforderung Probleme zu lösen oder Pläne zu machen. Dabei läuft in der Praxis erfahrungsgemäß viel falsch. Wir zeigen Dir, wie Du mit Deinem Team in kurzer Zeit zu Lösungen und Entscheidungen kommst, die von allen mitgetragen werden und auch das Potenzial des ganzen Teams nutzen. Mit der Standardmethode „Diskussion“ funktioniert das nicht, weil da überwiegend Extrovertierte mit Extrovertierten Diskutieren und die introvertierten Teammitglieder zu wenig gehört werden. Bei Diskussionen springen Gruppen auch viel zu schnell vom Sammeln zum Bewerten von Ideen. Das Prinzip SOGE der Meeting Docs hilft hier weiter!
Sichten
Ordnen
Gewichten
Entscheiden
SOGE ist das Rezept schlechthin für effiziente Lösungs- und Entscheidungsfindung im Team!
Innovation ermöglichen und beschleunigen
Innovation ist der Motor unserer Wirtschaft. Innovation ist planbar und folgt bestimmten Mustern. Die Meeting Docs helfen dabei Innovationsprozesse zu beschleunigen! Die Methoden der Meeting Docs helfen Teams dabei schnell und strukturiert Visionen, Ziele und Wege zu den Zielen zu generieren.
- Denkgrenzen sprengen
- Aus alten Paradigmen aussteigen – Anleitung für den Paradigmenwechsel
- Kreativitätstechniken wie z. B. Brainstorming, Mindmapping, etc. richtig nutzen
- Aus Ideen einen umsetzbaren Plan machen
- Entscheidungsfehler vermeiden
Viele moderne Systeme wie z. B. KVP, 
Scrum, Design Thinking oder Kanban zielen auf Innovationen ab. Keines der Systeme gibt eine vollständige Handlungsanleitung für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Teammeetings. Die Meeting Docs liefern diese Anleitung. Wir helfen Dir dabei innovative Ideen zu entwickeln und sie auch umzusetzen!
Meetings mit Kunden optimieren
Noch immer finden täglich tausende ineffiziente Meetings mit Kunden statt. Das muss sich ändern! Online-Meetings mit Kunden sind genauso betroffen wie für persönliche Gespräche. Verkäufer und Key Account Manager bereiten sich oft schlecht oder falsch vor. Es gibt keine Agenda für den Kundentermin. Es wird zwar geredet, aber nicht konkretisiert. Keine klaren Vereinbarungen. Es wird kein Protokoll verfasst.
Bei der Optimierung von Meetings mit Kunden konzentrieren sich die Meeting Docs auf folgende Schwerpunkte:
- Sales Qualification: Nur mehr mit Kunden (Präsenz-)Meetings abhalten, wo es auch etwas bringt! Keine sinnlosen Meetings mehr mit Menschen, die aller Voraussicht nach nie etwas kaufen werden!
- Vorbereitung von Kundenterminen: Klare Zielsetzung, Agenda, Einstimmen auch die Interessen des (potenziellen Kunden)
- Mit dem Kunden vorab die Gesprächsziele verbindlich vereinbaren und wechselseitig die Erwartungshaltungen abklären.
- Professionelle Onlinemeetings mit Kunden planen und durchführen (Technik, Kameraposition, Licht, Choreografie und Erlebniswert des Online-Meetings)
- Professionelle Kundenbesuche planen und durchführen (Auswahl der richtigen Gesprächspartner, Planung des Besuchs / Gesprächs, Erscheinungsbild und persönliche Wirkung, den Kunden mit der Agenda führen, Einsatz von Hilfsmitteln wie Videoclips oder anderen Verkaufsunterlagen, Gesprächslenkung, auf konkrete Ergebnisse hinarbeiten, konkret werden, nächste Schritte verbindlich festlegen, Klarheit schaffen, relevante Informationen vollständig ermitteln bzw. erfassen)
Kulturwandel initiieren
Die Unternehmenskultur beeinflusst auf einer unbewussten und subtilen Ebene das Denken und Handeln aller Menschen im Unternehmen. Im Alltag wird die Kultur nicht bewusst wahrgenommen, ihre Macht ist gerade deshalb umso größer.
Veränderungen die der Kultur zuwider laufen haben im Normalfall keine Chance. Deshalb scheitern auch viele Change-Projekte.
Meetings sind ein Schlüsselfaktor beim Kulturwandel. Sie werden oft als Keyston Habbit bezeichnet. An einem Keystone Habbit hängen viele andere Verhaltensweisen und selbstverständlich auf viele Emotionen. Werden Keystone Habbits verändert, so ändert sich die Kultur mit. Die Meeting Docs haben viel Erfahrung mit Change Projekten und mit Kulturwandel. Wir haben stabile Drehbücher für den Wandel, die sich in der Praxis tausendfach bewährt haben. Außerdem liefern die Meeting Docs die Methoden für den Aufbau von neuen Unternehmensvisionen im Team. Wenn Menschen von einer gemeinsamen Vision begeistert sind, so setzt das unglaublich viel positive Energie frei. Die Arbeit beginnt wieder Spaß zu machen. Wir sehen die Wirkung von Visionen in Start-up Unternehmen: Kaum Ressourcen, kein Umsatz und trotzdem Bomben-Stimmung. Alle kennen die Vision und sind sich sicher, dass sie es gemeinsam schaffen werden. Genau dieser Team-Spirit ist vielen arrivierten Unternehmen abhandengekommen. Je mehr man über Probleme redet, desto mehr Probleme bekommt man.
Die Meeting Docs helfen in Projekten rund um Kulturwandel und Change dabei eine neue Starke Vision zu schaffen, die von allen mitgetragen wird. Der neue Zugang zu Meetings hilft dabei ungemein: Lösungsorientierung, Respekt und Offenheit sind wichtige Bestandteile. Wir erwarten uns vom Top-Management unserer Auftraggeber die neue Kultur vorzuleben. Wenn wir den Eindruck haben, dass das nicht gewünscht ist, übernehmen wir den Auftrag nicht. Kulturwandel ist für uns kein Selbstzweck: Er führt zu unternehmerischem Erfolg und einer deutlich stärkeren Wettbewerbsposition.
Keynote Speeches und Seminarkabarett
Die Meeting Docs sind gefragte Keynote Speaker und werden immer wieder zu Branchentagen, Messen, Kongressen sowie unterschiedlichsten Firmenveranstaltungen eingeladen. Das Feedback unserer Auftraggeber und des Publikums geht immer wieder in die gleiche Richtung: Humorvoll, erfrischen und auch sehr informativ. Gute Ideen werden leicht verständlich und humorvoll verpackt. Mit unseren Beispielen kann sich jeder identifizieren, weil er diese Situationen selbst schon (oft) erlebt hat.
Themen unserer Keynotes sind z. B.:
- Mehr Freizeit statt Meeting Steinzeit: Die 7 wichtigsten Dos und Don’ts bei Meetings
- Mit Kult-Meetings zur neuen Meeting-Kultur
- Umgang mit schwierigen Meetingteilnehmern
- Innovation jetzt! Der Mindset und Methoden Turbo
- Kundenmeetings neu gedacht
Das Seminarkabarett der Meeting Docs ist eine wunderbare Alternative zu konventionellen Trainings und Schulungen: Es bietet einen hohen Erlebniswert und vermittelt gerade deshalb Wissen, das im Gedächtnis bleibt. Humor spielt dabei eine wichtige Rolle, wird aber dosiert eingesetzt. Zu viel Humor würde die Merkleistung beeinträchtigen. Das Seminarkabarett der Meeting Docs vermittelt immer konkretes Wissen. Die Menschen verbringen eine angenehme Zeit und lernen dabei, ohne Anstrengung. Es macht einfach Spaß!
Selbstverständlich bietet Meeting Doc Niko Formanek auch reines Kabarett an, er ist ja Kabarettist. Weihnachtsfeiern, Firmenevents, Kundenveranstaltungen: Niko hat den typisch österreichischen Schmäh und kommt gut an, egal wo er auftritt.
Kick-off-Veranstaltungen
Die Meeting Docs werden gerne zu Kick-off-Veranstaltungen jeder Art beigezogen. Wir können uns auf die Rolle eines professionellen externen Moderators beschränken oder auch in Form von Keynote Speeches oder Seminarkabarett humorvollen und doch sehr ergebnisorientierten Input liefern. Auch in größere Kundenprojekte starten wir regelmäßig mit einem Kick Off.
AECdisc™ Potenzialanalyse
Die AECdisc™ Potenzialanalyse ist eines der besten und etabliertesten Diagnostiktools. Sie misst die Persönlichkeits- und Motivationsstruktur und kann sowohl im Recruiting, wie auch in Entwicklungsprozessen oder bei der Teamoptimierung eingesetzt werden.
Die Meeting Docs setzen die AECdisc® Potenzialanalyse in ihren Projekten ein, um folgende Ziele zu erreichen:
- Selbstreflexion: AECdisc® ist ein großartiges Tool, um über sich selbst und die eigenen Potenziale nachzudenken.
- Sich selbst und die eigenen Stärken und Schwächen besser verstehen.
- Die eigenen Potenziale entdecken und nutzen
- Verstehen, warum man sich in einzelnen Situationen wohl fühlt und in anderen gestresst.
- Andere Menschen besser verstehen: Wir gehen in unserem Denken und Handeln zwangsläufig von uns selbst aus. Das, was wir denken und tun ist für uns normal. Abweichungen von unseren eigenen Mustern werden oft als merkwürdig oder sogar als störend wahrgenommen. Wir alle glauben „Wir sind die Guten!“. Unser Ziel ist es Menschen klarzumachen, dass es unterschiedliche Persönlichkeitsstrukturen gibt und dass das gut ist. Nicht nur wir, sondern auch die anderen sind die Guten! Die AECdisc Potenzialanalyse führt uns in einfacher und verständlicher Form diese Tatsachen vor Augen.
- Das Verhalten anderer Menschen vor dem Hintergrund der Persönlichkeitsstruktur dieses Menschen sehen.
- Unterschiede und Abweichungen im Denken und Handeln positiv bewerten lernen.
- Das Potenzial für wechselseitige Ergänzung erkennen: Gemeinsam können wir mehr schaffen! Aufgaben typgerecht verteilen. Jeden die Arbeit machen lassen, die diesem Menschen liegt!
- Typgerechte Kommunikation implementieren! Typgerecht kommunizieren heißt Menschen so behandeln, wie sie behandelt werden wollen. Wer andere so behandelt, wie sie behandelt werden wollen erreicht in der Kommunikation mehr und er erreicht es schneller.
- Kolleginnen und Kollegen im Team abholen: Die AECdisc Methode gibt die Anleitung dazu!
- Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden
- Bessere interne Kommunikation und besseres Klima im Team durch typgerechte Ansprache
- Typgerechte Kommunikation und typgerechte Methoden in Meetings nutzen: Hier sind wir beim Kernthema der Meeting Docs. Die Methodik in vielen Meetings ist sehr einseitig. In vielen Organisationen wird überhaupt nur eine Methode eingesetzt: Die Diskussion. Diskussionen sprechen extrovertierte Menschen an, weil diese gerne reden. Introvertierte verhalten sich bei Diskussionen oft still. Es widerstrebt ihnen andere Menschen zu unterbrechen oder sich das Wort zu erkämpfen. Das führt dazu, dass bei Diskussionen extrovertierte Menschen mit anderen Extrovertierten diskutieren. Die Introvertierten sitzen schweigend dabei und die Gruppe verzichtet im Schnitt auf 50% des Potenzials. Die Meeting Docs ändern das und verschaffen durch die richtigen Methoden den Introvertierten Gehör. Das führt zu qualitativ deutlich besseren Ergebnissen und außerdem zu mehr Zufriedenheit im ganzen Team.
- Teamoptimierung: Team leben von der Unterschiedlichkeit der Teammitglieder. Je diverser ein Team zusammengesetzt ist, desto höher das Potenzial des Teams. Wir beziehen Diversität nicht primär auf das Geschlecht, die Hautfarbe, Herkunft oder die Ausbildung. Diversität bedeutet für uns vor dem Hintergrund der AECdisc Potenzialanalyse, dass unterschiedliche Persönlichkeitstypen gemeinsam viel mehr schaffen können. Wir brauchen im Team Menschen, die viele Ideen haben. Wir brauchen aber auch Menschen, die in der Lage aus diese Ideen ein Konzept oder einen Projektplan zu machen und denen es nicht zu blöd ist, sich mit wichtigen Detail zu beschäftigen. Wir brauchen Pioniere, die auch in einem schwierigen Umfeld Pläne umsetzen. Der Kreis schließt sich durch Menschen, die Routine schätzen: Nur durch die verlässliche Unterstützung dieser Menschen wird ein Erfolgsrezept zur Erfolgsgeschichte. Wir brauchen Menschen, die immer wieder die gleichen wertvollen Beiträge bringen (wollen), um dem Team zum Erfolg zu verhelfen. Die Meeting Docs helfen Ihren Kunden dabei Teams so zusammenzustellen, dass die Leitung steigt. Die Meeting Docs sorgen dafür, dass die richtige Person an der richtigen Stelle tätig wird. Das verbessert das Betriebsklima und steigert die Performance des Teams / Unternehmens.
Kontakt
intensa group, Leonhardstraße 104a, 8010 Graz, Österreich
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